Weniger Kalender abgleichen. Mehr Überblick behalten.
Arbeitszeiten, Ferien und externe Termine gehören zusammen. Verbinde die Kalender deines Teams und berücksichtige Abwesenheiten bei der Online-Buchung – damit du weniger zwischen Kalendern abgleichen musst.
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Verfügbarkeit im Team
Dein Kalender gehört zur Buchungsplanung.
Ein freier Vormittag im Wochenplan ist nicht automatisch ein freier Vormittag im Alltag. Ergänze die Arbeitszeiten deines Teams um Ferien, Weiterbildung und Termine aus externen Kalendern.
Bestehende Kalender verbinden
Dein Team kann beim gewohnten Kalender bleiben.
Verknüpfe den externen Kalender mit der jeweiligen Person in keinaufwand. Unterstützt werden Google Kalender, iCloud und Microsoft 365.
- Externe Ereignisse berücksichtigen
- Kalenderereignisse werden als Abwesenheiten übernommen. Diese Zeiten stehen bei der Buchungsplanung der Person entsprechend nicht als freie Arbeitszeit zur Verfügung.
- Pro Person einrichten
- Die Verknüpfung gehört zum einzelnen Teammitglied. So können verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Kalenderdienste nutzen.
Ferien & einzelne Unterbrüche
Eintragen, wann du nicht verfügbar bist.
Ferien und Weiterbildung lassen sich auch direkt in keinaufwand hinterlegen. Du musst dafür keinen externen Kalender verbinden.
- Ganze Tage oder einzelne Stunden
- Erfasse mehrtägige Ferien oder eine Abwesenheit mit Beginn und Ende. Im Beispiel ist Lea eine Woche in den Herbstferien und an einem anderen Tag vormittags in einer Weiterbildung.
- Bei der passenden Person pflegen
- Die Übersicht zeigt die Abwesenheiten des ausgewählten Teammitglieds. Damit bleibt nachvollziehbar, weshalb eine Person in einem bestimmten Zeitraum nicht buchbar ist.
Buchungen im externen Kalender
Termine dort sehen, wo du deinen Tag planst.
Bestimme eine Hauptkalender-Verknüpfung pro Person. Über diese Verbindung werden auch Anmeldungen aus keinaufwand mit dem externen Kalender synchronisiert.
- Ein Hauptkalender für die Anmeldungen
- Die Hauptverknüpfung legt fest, in welchem verbundenen Kalender die Anmeldungen erscheinen. Weitere verknüpfte Kalender können Abwesenheiten liefern.
- Regelmässiger Abgleich
- Der Abgleich erfolgt alle zehn Minuten, nicht in Echtzeit. Bei der ersten Synchronisation werden zukünftige Abwesenheiten und Anmeldungen übernommen – plane bei kurzfristigen Änderungen diesen Abstand ein.
| Bisher | Mit keinaufwand |
|---|---|
| Externe Termine von Hand als Sperrzeiten übertragen. | Verbundene Kalender liefern Abwesenheiten. |
| Ferien nur im persönlichen Kalender notieren. | Abwesenheiten bei der Buchungsplanung berücksichtigen. |
| Unterschiedliche Verfügbarkeiten im Team erfragen. | Arbeitszeiten und Abwesenheiten pro Person hinterlegen. |
| Kundenbuchungen im Alltag aus dem Blick verlieren. | Anmeldungen über den Hauptkalender synchronisieren. |
Für alle, deren Kalender mehr als Kundenbuchungen enthält.
Beratung & Coaching
Gesprächstermine um Weiterbildung und andere Verpflichtungen herum anbieten.
Personal Training
Die Verfügbarkeit mehrerer Trainer getrennt organisieren.
Tanzschulen
Privatstunden bei der passenden Lehrperson mit deren Arbeitszeiten abstimmen.
Fragen zu Kalendern und Abwesenheiten
Welche Kalenderdienste kann ich verbinden?
Google Kalender, iCloud und Microsoft 365. Die Einrichtung erfolgt beim jeweiligen Mitarbeiter. Die Hilfe beschreibt die Anmeldung und die benötigten Berechtigungen für jeden Anbieter.
Ist die Synchronisation sofort sichtbar?
Der Abgleich läuft alle zehn Minuten. Eine gerade vorgenommene Änderung kann deshalb erst beim nächsten Lauf berücksichtigt werden. Für zeitkritische Änderungen solltest du die Verfügbarkeit direkt in keinaufwand prüfen.
Werden auch alte Termine importiert?
Bei der ersten Synchronisation werden zukünftige Abwesenheiten und Anmeldungen berücksichtigt. Die Verbindung ist für die laufende Terminplanung gedacht.
Brauche ich einen externen Kalender, um Ferien einzutragen?
Nein. Abwesenheiten können direkt bei der jeweiligen Person in keinaufwand erfasst werden – ganztägig oder mit konkreten Uhrzeiten.
Wir nutzen einen anderen Kalenderdienst. Was können wir tun?
Melde dich mit eurem Kalenderdienst und dem gewünschten Ablauf unter kontakt@keinaufwand.com. Wir prüfen gemeinsam, wie sich eure Terminplanung sinnvoll mit keinaufwand verbinden lässt.
Alle Funktionen im Überblick
Termin-Buchungssystem – entdecke die Möglichkeiten im Detail.
- Einzeltermine & Team Freie Zeiten der passenden Person buchen.
- Gruppentermine & Wartelisten Plätze planen und Anwesenheiten erfassen.
- Bestätigungen & Erinnerungen Zusagen und Termininfos passend versenden.
- Kurse & Veranstaltungen Kurse ausschreiben und Anmeldungen sammeln.
- Buchungsformular & Webseite Buchungen in deine Webseite einbinden.
- Kalender & Abwesenheiten Kalender verbinden und freie Zeiten planen.
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keinaufwand für: Kampfsportschulen, Beratung und Coaching, Yoga und Pilates, Tanzschulen, Personal Training und Fitnessstudios, Hundeschulen.
Geniesse den Rest deines Dienstags!