Rechnungen bilden Zahlungsforderungen an deine Kunden ab. keinaufwand erstellt sie automatisch:
Rechnungen kannst du nicht von Hand erstellen.
Alle Rechnungen findest du vom Admin-Panel aus unter Zahlungen > Rechnungen. Die Rechnungen eines Kunden oder Abonnements siehst du zudem in dessen Detail-Ansicht. Mit dem Filter Suche findest du Rechnungen anhand der Rechnungsnummer, der Referenz oder des Namens, der E-Mail Adresse oder Telefonnummer des Kunden.
Mit den Reitern oberhalb der Liste filterst du Rechnungen nach ihrem Status:
Das Fälligkeitsdatum von Abonnement-Rechnungen legst du unter Einstellungen > Rechnungen im Bereich Fälligkeitsdatum fest. Rechnungen von Eventanmeldungen mit Bezahlung vor Ort sind am Tag des Events fällig. Online per Stripe bezahlte Rechnungen werden nach der erfolgreichen Zahlung automatisch als bezahlt erfasst und können nicht bearbeitet werden.
Rechnungsnummern werden pro Kunde fortlaufend vergeben. Sie bestehen aus einem Kunden-Kürzel und einer laufenden Nummer, zum Beispiel 3F9A1C2B-0001.
Zusätzlich erhält jede Rechnung eine eindeutige Referenz, die mit RF beginnt. Die Referenz wird in der Swiss QR-Rechnung verwendet
und dient dazu, Zahlungen aus importierten Kontoauszügen der richtigen Rechnung zuzuordnen.
Für den Versand einer Rechnung wird die Neue Rechnung E-Mail Vorlage verwendet. Die Rechnung wird als PDF angehängt.
Derzeit werden nur Abonnementen-Rechnungen automatisch versandt. Rechnungen von Eventanmeldungen versendest du bei Bedarf von Hand.
Abonnement-Rechnungen werden zuerst als Entwurf erstellt und eine Stunde später automatisch versendet. Beim Versand werden die Zahlungserinnerungen gemäss deinen Einstellungen geplant.
Um eine Rechnung von Hand zu versenden oder nochmals zu versenden:
Versendest du einen Entwurf, wird er sofort finalisiert und nicht erst nach einer Stunde. Rechnungen mit einem fälligen Betrag von 0 werden als bezahlt abgeschlossen und nicht per E-Mail versendet.
Die Rechnung geht an die E-Mail Adresse im Bereich Adresse der Rechnung. Mit Bearbeiten kannst du E-Mail Adresse, Name und Adresse dieser einen Rechnung anpassen, zum Beispiel bevor du sie nochmals versendest. Für zukünftige Rechnungen änderst du die Rechnungsadresse in der Detail-Ansicht des Kunden.
Rechnungen können zur Ablage oder zum Ausdrucken als PDF heruntergeladen werden. Klicke in der Rechnungs-Übersicht auf PDF Rechnung um eine PDF Datei zu generieren und herunterzuladen.
Das PDF wird jeweils neu erstellt und in der Sprache für Kunden aus deinen Einstellungen ausgegeben. Es enthält dein Logo (falls vorhanden), deine Adresse, die Adresse des Kunden, die Positionen mit Rabatten und Steuern sowie den fälligen Betrag. Hast du eine IBAN hinterlegt, enthält das PDF deine Bankverbindung oder einen Swiss QR-Zahlteil.
Um Rechnungen abzuschliessen und als Bezahlt zu markieren kannst du Zahlungen erfassen.
Rechnungen, welche mit der Swiss QR-Rechnung kompatibel sind, können mittels Kontoauszugsdateien (camt.053 / camt.054) abgeglichen werden.
Bei allen anderen Rechnungen, welche nicht per online Zahlung beglichen wurden, kannst du manuell Zahlungen erfassen.
Erfahre dazu mehr in der Anleitung Zahlungen.
Wurde eine Rechnung nur teilweise bezahlt, kann diese bei Bedarf trotzdem als Bezahlt markiert werden. Klicke dazu auf das Ellipsen-Symbol > Als Bezahlt markieren. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn bereits eine Zahlung erfasst wurde.
Wurde noch keine Zahlung erfasst, kann eine Rechnung auch storniert werden.
Klicke dazu auf das Ellipsen-Symbol > Als Storniert markieren.
Eine stornierte Rechnung kann nicht versendet werden. Ihr PDF ist mit Storniert betitelt und enthält weder fälligen Betrag noch Bankverbindung oder Swiss QR-Zahlteil.
Eine stornierte Rechnung kannst du mit dem Ellipsen-Symbol > Als Unbezahlt markieren wieder öffnen. Entwürfe können nicht storniert werden. Löschst oder kündigst du das Abonnement per sofort, wird der Entwurf gelöscht bzw. storniert.
Wurde mit einer Zahlungserinnerung eine Mahngebühr verrechnet, erscheint sie als eigene Position in der Zusammenfassung der Rechnung. Mit dem Kreuz neben der Position entfernst du die Mahngebühr wieder. Andere Positionen können nicht entfernt werden.
keinaufwand für: Kampfsportschulen, Beratung und Coaching, Yoga und Pilates, Tanzschulen, Fitnessstudios, Personal Training, Schwimmschulen, Musikschulen, Sportvereine, Massage- und Therapiepraxen, Hundeschulen.