Zahlungen

Zahlungen ermöglichen die manuelle oder automatische Begleichung von Rechnungen.

Das Erfassen von Zahlungen ist auf verschiedene Arten möglich. Entweder werden Rechnungen direkt über einen externen Zahlungsanbieter (Stripe) abgewickelt, per Swiss QR Rechnung bezahlt (nur mit Schweizer oder Liechtensteiner Bankkonto) oder manuell erfasst.

Alle erfassten Zahlungen findest du vom Admin-Panel aus unter Zahlungen > Alle Zahlungen. Die Liste zeigt pro Zahlung Buchungsdatum, Betrag, Rechnung, Kunde und Quelle, zum Beispiel den Kontoauszug, aus dem die Zahlung importiert wurde. Mit den Filtern Suche und Zeitraum grenzt du die Liste ein. Über das Ellipsen-Symbol > Exportieren lädst du die Zahlungen als CSV Datei herunter.

In diesem Artikel

• Online Zahlungen abwickeln (Stripe)
• Swiss QR-Rechnung Zahlungen importieren (camt.053 / camt.054)
• Zahlungen manuell erfassen
• Zahlungen entfernen

Online Zahlungen abwickeln (Stripe)

Online Zahlungen werden direkt via Stripe abgewickelt und werden automatisch von keinaufwand importiert. Derzeit können Kunden bei der Anmeldung zu kostenpflichtigen Events online bezahlen. Nach der erfolgreichen Zahlung wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert.

Online Zahlungen können in keinaufwand weder entfernt noch zurückerstattet werden. Eine Rückerstattung, die du direkt in Stripe vornimmst, wird in keinaufwand nicht angezeigt.

Zur Einrichtung von online Zahlungen siehe Stripe Account einrichten.

Swiss QR-Rechnung Zahlungen importieren (camt.053 / camt.054)

Rechnungen, welche mit dem QR Code einer Swiss QR-Rechnung bezahlt werden, können anhand der Rechnungsreferenz-Nummer bei keinaufwand abgeglichen werden.

Dazu müssen bei deiner Bank die Kontoauszugsdateien (camt.053 / camt.054) heruntergeladen werden und bei keinaufwand importiert werden. In der Regel findest du diese im E-Banking unter Transaktionen oder Kontoauszügen. Werden Zahlungen mit der gleichen Referenz gefunden, können diese bei keinaufwand mit den Rechnungen abgeglichen werden. Gehe dazu wie folgt vor:

1. Vom Admin-Panel aus, gehe auf Zahlungen > Alle Zahlungen
2. Klicke auf den Knopf Kontoauszug importieren
3. Wähle die gewünschte Kontoauszugsdatei (camt.053 / camt.054) aus
4. Klicke auf Kontoauszug hochladen
5. Wurden übereinstimmende Zahlungen gefunden, erscheint eine Vorschau der zu importierenden Zahlungen.
6. Klicke auf Importieren um den Import abzuschliessen und die Zahlungen zu erstellen

Beim Import gilt:

• Pro Datei wird nur ein Kontoauszug bzw. eine Benachrichtigung gelesen. Weitere Kontoauszüge in derselben Datei werden ignoriert.
• Berücksichtigt werden nur Gutschriften mit einer Referenz. Eine Zahlung wird einer Rechnung zugeordnet, wenn Referenz und Währung übereinstimmen.
• Bereits importierte Zahlungen sind in der Vorschau als Importiert markiert und werden nicht doppelt erfasst. Überschneidende Kontoauszüge kannst du deshalb ohne Bedenken importieren.
• Erfasst wird der tatsächlich überwiesene Betrag. Ist er kleiner als der Rechnungsbetrag, bleibt die Rechnung mit dem Restbetrag offen.
• Zahlt ein Kunde eine stornierte Rechnung, ist sie in der Vorschau als Storniert markiert. Deckt die Zahlung den Betrag, wird die Rechnung bezahlt; sonst bleibt sie storniert. Wurde die Rechnung für eine korrigierte storniert, kontrolliere diese, damit der Kunde nicht doppelt gemahnt wird.
• Enthält die Datei keine Gutschriften mit Referenz, erscheint die Meldung, dass der Kontoauszug keine brauchbaren Transaktionen beinhaltet. Passt keine Gutschrift zu einer Rechnung, bleibt die Vorschau leer.

Wichtig Hat deine Bank eine Zahlung in eine andere Währung umgerechnet (zum Beispiel eine EUR-Rechnung auf einem CHF-Konto), wird sie beim Import nicht zugeordnet. Erfasse solche Zahlungen manuell.

Kann eine Kontoauszugsdatei nicht gelesen werden, sende sie uns an kontakt@keinaufwand.com. Banken bauen ihre camt-Dateien teilweise unterschiedlich auf.

Zahlungen manuell erfassen

Wurden Zahlungen bar, ohne Referenznummer oder in einer anderen Währung als die Rechnung beglichen (von der Bank umgerechnet), können diese auch manuell erfasst werden:

1. Vom Admin-Panel aus, gehe auf Zahlungen > Rechnungen
2. Klicke auf die gewünschte Rechnung
3. Klicke auf Zahlung erfassen
4. Passe das Buchungsdatum und den Betrag an. Vorausgefüllt sind das heutige Datum und der offene Betrag.
5. Klicke auf Zahlung erfassen

Bei einer Übereinstimmung oder Übertreffung des Rechnungstotals wird die Rechnung als Bezahlt markiert. Bei einer Teilzahlung bleibt die Rechnung mit dem Restbetrag offen. Du kannst weitere Zahlungen erfassen oder die Rechnung trotzdem als bezahlt markieren, siehe Rechnungen.

Zahlungen kannst du für unbezahlte, überfällige und teilweise bezahlte Rechnungen erfassen, nicht aber für Entwürfe, stornierte oder online bezahlte Rechnungen.

Zahlungen entfernen

Hast du eine Zahlung falsch erfasst oder der falschen Rechnung zugeordnet, kannst du sie wieder entfernen:

1. Vom Admin-Panel aus, gehe auf Zahlungen > Alle Zahlungen oder öffne die Rechnung
2. Öffne bei der gewünschten Zahlung die Aktionen
3. Klicke auf Zahlung entfernen und bestätige den Vorgang

Der Status der Rechnung wird danach neu berechnet. Entfernen kannst du manuell erfasste und aus Kontoauszügen importierte Zahlungen.