QR-Rechnung erstellen: kostenlos, mit Software oder automatisch

Seit Oktober 2022 ersetzt die QR-Rechnung in der Schweiz die orangen und roten Einzahlungsscheine. Wer heute eine Rechnung stellt, druckt oder verschickt sie mit einem QR-Zahlteil: Deine Kunden scannen den Code mit ihrer Banking-App, und Betrag, Konto und Referenz sind bereits ausgefüllt.

In diesem Beitrag erfährst du, was eine QR-Rechnung enthält, ob du eine QR-IBAN brauchst und welcher von drei Wegen zu dir passt: der kostenlose Generator deiner Bank, eine Rechnungssoftware oder automatisch erstellte Rechnungen für wiederkehrende Beiträge.

Was eine QR-Rechnung enthält

Der QR-Zahlteil steht unten auf der Rechnung und besteht aus zwei Teilen: links der Empfangsschein, rechts der Zahlteil mit dem Swiss QR-Code. Der Code enthält dieselben Angaben, die daneben auch lesbar stehen:

• Konto / Zahlbar an: deine IBAN, dein Name und deine Adresse
• Referenz: optional, damit du Zahlungen der richtigen Rechnung zuordnen kannst
• Zusätzliche Informationen: optional, zum Beispiel die Rechnungsnummer
• Währung und Betrag: CHF oder EUR; der Betrag darf auch leer bleiben, etwa bei Spenden
• Zahlbar durch: optional, Name und Adresse der Person, die bezahlt

IBAN oder QR-IBAN?

Für eine QR-Rechnung brauchst du ein Konto mit einer Schweizer oder Liechtensteiner IBAN. Welche Nummer du verwendest, hängt von der Referenz ab:

• IBAN ohne Referenz: für einzelne Rechnungen, die du von Hand abgleichst.
• IBAN mit Creditor Reference: die Referenz beginnt mit RF (ISO 11649). Erlaubt den automatischen Abgleich und ist auch international verständlich.
• QR-IBAN mit QR-Referenz: die Referenz hat 27 Ziffern. Erlaubt den automatischen Abgleich und ist der Nachfolger der ESR-Referenz.

Die QR-IBAN ist eine zusätzliche Nummer für dasselbe Konto, die dir deine Bank auf Anfrage gibt. Sie funktioniert nur zusammen mit der 27-stelligen QR-Referenz. Mit deiner normalen IBAN verwendest du keine oder eine Creditor Reference mit RF. Für die meisten kleinen Betriebe und Vereine reicht die normale IBAN; eine QR-IBAN brauchst du vor allem, wenn deine Buchhaltung oder deine Bank auf QR-Referenzen eingestellt ist.

Seit November 2025: nur noch strukturierte Adressen

Seit dem 21. November 2025 gelten neue Vorgaben für QR-Rechnungen: Im QR-Code sind nur noch strukturierte Adressen erlaubt. Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land stehen in eigenen Feldern, statt in zwei freien Adresszeilen. Das betrifft deine eigene Adresse und die Adresse der Person, die bezahlt. Banken verarbeiten ältere QR-Rechnungen noch während einer Übergangsfrist; deren Ende geben sie unterschiedlich an, frag im Zweifel bei deiner Bank nach.

Wenn du einen Generator oder eine Software verwendest, prüfe also, ob sie strukturierte Adressen erzeugt.

Weg 1: Kostenlos mit dem Generator deiner Bank

Für einzelne Rechnungen ist ein Online-Generator der schnellste Weg. Mehrere Schweizer Banken bieten ihn kostenlos an, zum Beispiel der QR-Generator von PostFinance, der QR-Rechnungs-Generator von Raiffeisen oder das QR-Portal von UBS. Du gibst IBAN, Adressen und Betrag ein und erhältst den Zahlteil als PDF.

Gut für: gelegentliche Rechnungen, Privatpersonen und den Einstieg. Weniger gut für: viele oder wiederkehrende Rechnungen. Jede Rechnung erstellst, verschickst und kontrollierst du einzeln.

Weg 2: Mit einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware

Die meisten Schweizer Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme erstellen QR-Rechnungen direkt aus deinen Kunden und Artikeln. Rechnungsnummer, Referenz und Zahlteil kommen automatisch dazu, und viele Programme gleichen Zahlungseingänge mit der Buchhaltung ab.

Gut für: Betriebe, die ohnehin eine Buchhaltungssoftware führen und Rechnungen für einzelne Aufträge schreiben.

Weg 3: Automatisch für wiederkehrende Beiträge

Schulen, Studios, Praxen und Vereine stellen oft jeden Monat oder jedes Jahr dieselben Rechnungen: Mitgliederbeiträge, Kursgeld, Abos. Hier lohnt es sich, die Rechnungen gar nicht mehr selbst zu erstellen.

So läuft es mit keinaufwand:

1. Du hinterlegst einmal deine IBAN und erfasst für jedes Mitglied ein Abo mit Preis und Abrechnungsintervall.
2. keinaufwand erstellt die Rechnungen bei jeder Erneuerung automatisch, mit Swiss QR-Zahlteil, und verschickt sie als PDF per E-Mail.
3. Die QR-Rechnungen verwenden deine normale IBAN mit einer RF-Referenz und strukturierte Adressen.
4. Du importierst die Kontoauszüge deiner Bank (camt.053 oder camt.054), und keinaufwand ordnet die Zahlungen über die Referenz den richtigen Rechnungen zu.
5. Bleibt eine Rechnung offen, gehen bis zu drei Zahlungserinnerungen mit deiner eigenen Vorlage raus.

Wie du die QR-Rechnung in keinaufwand einrichtest, steht Schritt für Schritt in der Anleitung Swiss QR-Rechnung. Die Mitgliederverwaltung ist im Business-Plan enthalten, den du 14 Tage kostenlos testen kannst.

Gut für: Mitgliederbeiträge, Kursgeld und Abos, die regelmässig wiederkehren.

Checkliste vor dem Versand

• Deine IBAN ist eine Schweizer oder Liechtensteiner IBAN, und Referenz und Kontonummer passen zusammen (QR-IBAN nur mit QR-Referenz).
• Die Rechnung lautet auf CHF oder EUR.
• Deine Adresse und die Adresse des Zahlenden sind strukturiert erfasst, mit Postleitzahl, Ort und Land.
• Der Zahlteil steht unten auf der Rechnung und wird beim Ausdrucken nicht verkleinert.
• Du hast den QR-Code einmal mit deiner eigenen Banking-App getestet.

Häufige Fragen

Kann ich noch alte Einzahlungsscheine verwenden?

Nein. Die orangen und roten Einzahlungsscheine werden seit Oktober 2022 nicht mehr verarbeitet. Verwende eine QR-Rechnung.

Kann ich eine QR-Rechnung ohne Betrag erstellen?

Ja. Der Betrag ist optional. Der Zahlende trägt ihn dann selbst ein, zum Beispiel bei einer Spende.

Brauche ich für den automatischen Abgleich eine QR-IBAN?

Nicht unbedingt. Auch eine Creditor Reference mit RF zusammen mit deiner normalen IBAN erlaubt es, Zahlungen automatisch den richtigen Rechnungen zuzuordnen. keinaufwand verwendet genau diese Variante.